Eind oktober mochten we Mitchel Klaassen verwelkomen bij ons team. Hij maakte kennis met al zijn nieuwe collega’s, vertegenwoordigde zijn nieuwe werkgever op Work Smarter2023, is druk bezig om onze propositie op de markt te zetten en … heeft al met veel plezier mogen deelnemen aan een borrel met de hele vloer. Nu rest de vraag; wat is hem opgevallen in zijn eerste maand? We geven graag het woord aan Mitchel Klaassen.
Een vraag die vaak terugkomt in mijn gesprekken met kantoren is; “Hoe kunnen wij deze processen standaardiseren?”. In de context van administratieve verwerking van inkoopfacturen door accountantskantoren, betekent standaardisering dat alle facturen op dezelfde manier worden gescand, geboekt, gecontroleerd en betaald, ongeacht de leverancier, de klant of het boekhoudpakket. Standaardisatie betekent niet enkel dat je processen helder maakt of je foutenmarge naar beneden haalt. Voor mij betekent dit:
Het belangrijke argument voor standaardisatie is efficiëntie en constante kwaliteit. Ter illustratie hiervan gebruik ik twee voorbeelden:
Standaardisatie voer je niet alleen in het rekenproces maar ook in het proces met de klant. Als we inzoomen op het pre-accounting proces denk ik vooral aan het aanleverproces van facturen. In mijn eerste maand heb ik gemerkt dat hier echt veel te winnen valt bij accountantskantoren. Er komen nog steeds fysieke klappers voor. Accountants krijgen soms vragen waarom met koffie bezaaide facturen niet eenvoudig te boeken zijn. De eeuwige klassieker is er ook nog, een heel kwartaal hoor je niks maar de laatste week … krijg je alle facturen en verrassingen binnen.
Wanneer je dit proces standaardiseert en klanten hierin ondersteunt, levert dit echt blije gezichten op. Klanten moet je begeleiden in het automatiseren en standaardiseren van het aanleverproces. Denk hierbij aan:
Dit alles maakt dat je als accountant / boekhouder veel sneller de administratie van je klant kunt bijwerken. Hierdoor kan je klant betalingen verrichten via het boekhoudpakket. Bijkomend effect is dat de klant het gevoel krijgt dat er direct aan zijn bedrijf wordt gewerkt en je hem/haar hiermee een actuelere overzicht geeft.
In een online meeting maken we kennis met het platform, de producten en het BI dashboard. Dan hebben we tijd om dieper in te gaan op specifieke boekhoudkundige situaties en andere vragen.
Zoals vermeld biedt het doorvoeren van standaardisatie je klanten meer en directer inzicht geven in hun financiële situatie. Standaardisering is ook door te voeren bij analyses en rapportages waardoor je sneller inzichten kunt verschaffen. In sommige branches zijn gedetailleerdere overzichten vaak wenselijk, denk bij een sector zoals de horeca aan de marge-rapportage.
Hoe kun je dit concreet maken? Iedere sector heeft bepaalde criteria en standaarden die wenselijk zijn om zo actueel en inzichtelijk mogelijk weer te geven. In de pre-accountingsoftware van Lyanthe kun je met sector specifieke robotregels deze administraties automatische verwerken waardoor accountants de gelegenheid hebben om inzichten te verschaffen aan klanten.
Standaardisatie in de inrichting van administraties, grootboekrekeningschema’s en inkoopfacturen is een slimme en strategische keuze die tal van voordelen oplevert voor zowel de accountantskantoren als hun klanten. Standaardisatie leidt tot een hogere efficiëntie, een verbeterde kwaliteit van werk, een hogere klanttevredenheid en tenslotte … een groter concurrentievoordeel.
Wil je nu een keer weten hoe wij onze klanten hierin ondersteunen en inzicht in geven? Neem dan contact met mij op!
Senior Robotic Specialist bij Lyanthe
