"Mijn eerste maand bij de nummer 1 in Robotic Accounting"

Eind oktober mochten we Mitchel Klaassen verwelkomen bij ons team. Hij maakte kennis met al zijn nieuwe collega’s, vertegenwoordigde zijn nieuwe werkgever op Work Smarter2023, is druk bezig om onze propositie op de markt te zetten en … heeft al met veel plezier mogen deelnemen aan een borrel met de hele vloer. Nu rest de vraag; wat is hem opgevallen in zijn eerste maand? We geven graag het woord aan Mitchel Klaassen.

Standaardisering op de werkvloer

Een vraag die vaak terugkomt in mijn gesprekken met kantoren is; “Hoe kunnen wij deze processen standaardiseren?”. In de context van administratieve verwerking van inkoopfacturen door accountantskantoren, betekent standaardisering dat alle facturen op dezelfde manier worden gescand, geboekt, gecontroleerd en betaald, ongeacht de leverancier, de klant of het boekhoudpakket. Standaardisatie betekent niet enkel dat je processen helder maakt of je foutenmarge naar beneden haalt. Voor mij betekent dit:

" Standaardisatie in de administraties dient als aanzet voor efficiëntie."

Efficiëntie en kwaliteit bij accountants

Het belangrijke argument voor standaardisatie is efficiëntie en constante kwaliteit. Ter illustratie hiervan gebruik ik twee voorbeelden:

  • Wanneer men binnen een kantoor voor alle administraties gebruik maakt van hetzelfde grootboekrekeningschema levert dit enorme voordelen op. Pre-accountingsoftware, zoals bij De Lyanthe Method, kan boekingsvoorstellen doen. Alle betrokken collega’s beoordelen dit boekingsvoorstel en wanneer er een uniform besluit is, kan “autobook” sneller aangezet worden. Deze werkwijze geeft garantie op een vermindering van fouten.
  • Wanneer je in de Lyanthe robotic applicatie instelt dat een factuur van een telecomprovider altijd op de rekening ‘45xx telefoonkosten’ geboekt moet worden, wordt deze regel toegepast voor alle administratie die het kantoor verwerkt. Hierbij helpt het als diezelfde rekening in andere administraties voorkomt. Is dat niet het geval dan is dit op te lossen met onze Matchingservice maar de standaardisatie vereenvoudigd dit proces enorm. Zo wordt dus elke factuur van een telecomprovider op die ingestelde rekening geboekt. Een extra voordeel is dat als je besluit dit op een andere rekening te boeken, dit met één regel kan worden aangepast.
 

Hoe verhoog je klanttevredenheid?

Standaardisatie voer je niet alleen in het rekenproces maar ook in het proces met de klant. Als we inzoomen op het pre-accounting proces denk ik vooral aan het aanleverproces van facturen. In mijn eerste maand heb ik gemerkt dat hier echt veel te winnen valt bij accountantskantoren. Er komen nog steeds fysieke klappers voor. Accountants krijgen soms vragen waarom met koffie bezaaide facturen niet eenvoudig te boeken zijn. De eeuwige klassieker is er ook nog, een heel kwartaal hoor je niks maar de laatste week … krijg je alle facturen en verrassingen binnen.

Wanneer je dit proces standaardiseert en klanten hierin ondersteunt, levert dit echt blije gezichten op. Klanten moet je begeleiden in het automatiseren en standaardiseren van het aanleverproces. Denk hierbij aan:

  • Het inzetten van een scan-app voor het direct uploaden van bonnetjes. 
  • Het gebruik van een veilig online portaal voor het uploaden van documenten, geïntegreerd met de pre-accountingsoftware, waardoor het gemakkelijk wordt om documenten direct vanuit het portaal te verwerken en te archiveren.
  • De toepassing van een systeem dat automatisch herinneringen verstuurt naar klanten als bepaalde documenten ontbreken voor een bepaalde periode.
  • Automatische-forward instellingen in mailbox voor het automatisch doorsturen van inkoopfacturen naar de pre-accountingsoftware.

Dit alles maakt dat je als accountant / boekhouder veel sneller de administratie van je klant kunt bijwerken. Hierdoor kan je klant betalingen verrichten via het boekhoudpakket. Bijkomend effect is dat  de klant het gevoel krijgt dat er direct aan zijn bedrijf wordt gewerkt en je hem/haar hiermee een actuelere overzicht geeft.  

Meer weten over Lyanthe?

In een online meeting maken we kennis met het platform, de producten en het BI dashboard. Dan hebben we tijd om dieper in te gaan op specifieke boekhoudkundige situaties en andere vragen.

Rapportage en controle bij klanten

Zoals vermeld biedt het doorvoeren van standaardisatie je klanten meer en directer inzicht geven in hun financiële situatie. Standaardisering is ook door te voeren bij analyses en rapportages waardoor je sneller inzichten kunt verschaffen. In sommige branches zijn gedetailleerdere overzichten vaak wenselijk, denk bij een sector zoals de horeca aan de marge-rapportage.

Hoe kun je dit concreet maken? Iedere sector heeft bepaalde criteria en standaarden die wenselijk zijn om zo actueel en inzichtelijk mogelijk weer te geven. In de pre-accountingsoftware van Lyanthe kun je met sector specifieke robotregels deze administraties automatische verwerken waardoor accountants de gelegenheid hebben om inzichten te verschaffen aan klanten.

Standaardisatie bij jouw kantoor?

Standaardisatie in de inrichting van administraties, grootboekrekeningschema’s en inkoopfacturen is een slimme en strategische keuze die tal van voordelen oplevert voor zowel de accountantskantoren als hun klanten. Standaardisatie leidt tot een hogere efficiëntie, een verbeterde kwaliteit van werk, een hogere klanttevredenheid en tenslotte … een groter concurrentievoordeel.

Wil je nu een keer weten hoe wij onze klanten hierin ondersteunen en inzicht in geven? Neem dan contact met mij op!  

Mitchel Klaassen

Mitchel Klaassen

Senior Robotic Specialist bij Lyanthe

Contact Info (NL 🇳🇱)

Filipijnen 🇵🇭

© 2022 Created with Royal Elementor Addons