Op het moment dat we AXP Adviseurs bezoeken, telt het kantoor twee locaties. Een vestiging in Amsterdam en eentje, waar wij ons begeven, in Rotterdam aan de Wijnhaven. Deze opmerkelijke locatie bevat kleine aangemeerde schepen die zoveel generaties geschiedenis uitademen, dat we het pand bijna voorbijwandelen. We bellen aan, nemen de lift naar boven en komen uit in een prachtig kantoor. Het is een frisse open ruimte die een natuurlijke rust en kalmte uitstraalt. Hier en daar zien we toch een opmerkelijk elementje, zo staat er een voetbaltafel die al menig spelletjes heeft ondergaan en slecht verborgen achter een steunpilaar staat een magnifieke contrabas. “Als Mario voorbijloopt, durft hij wel eens een paar noten te spelen.” vertelt een van de collega’s. We nemen plaats in een vergaderzaal die, enkel met glas is afgesloten van de rest van het kantoor. Na even gezellig ouderwets kletsen beginnen we met het gesprek, waarbij onder andere Sam de Laat, één van de drijvende krachten achter de implementatie van Lyanthe binnen AXP Adviseurs, aanwezig is.
AXP is in 1999 in Rotterdam begonnen, inmiddels 25 jaar geleden. Enkele jaren daarna hebben we ook in Amsterdam een advies- en administratiekantoor geopend.
AXP ondersteunt bedrijven en instellingen uiteraard met traditionele diensten zoals financiële administratie, jaarrekeningen, belastingaangiftes en diverse managementrapportages. Het kantoor gaat verder door strategisch met hun klanten mee te denken. Hierbij worden verschillende aspecten van bedrijfsvoering aangepakt, zoals financiële planning, belastingoptimalisatie, bedrijfsstrategie, bedrijfswaardering, IT-advies en procesoptimalisatie.
Wij hanteren verschillende formules om onze klanten optimaal van dienst te zijn. AXP Adviseurs richt zich op grotere MKB-ondernemingen en instellingen en biedt maatwerkdiensten die aansluiten bij de specifieke behoeften van deze organisaties.
De formule AXP Direct en AXP For Models biedt ondernemingen met kleinere en vaak minder complexe administraties een abonnementsformule, waarmee zij voor een vast tarief gebruik kunnen maken van onze administratieve dienstverlening.
Eigenlijk heel eenvoudig: we kwamen Lyanthe tegen op internet. Na een contact met UWBS, een van jullie partners die positief was over de dienstverlening, hebben we vervolgens een afspraak met de collega’s van Lyanthe gemaakt. De rest is eigenlijk alweer geschiedenis.
Als kantoor willen we zoveel mogelijk repeterende administratieve taken automatiseren om efficiënter te werken, fouten te verminderen en meer tijd vrij te maken voor waardevol advies aan onze klanten. Bij onze vorige provider hadden we te weinig vertrouwen om optimaal die automatiseringsslag te kunnen maken.
De software van onze vorige provider oogde minder intuïtief en gebruiksvriendelijk. Het lijkt misschien een detail, maar we werken liever met software die er mooi uitziet. En niet onbelangrijk, we verwachtten dat onze klanten de werking van Lyanthe ook als prettig zouden ervaren.
Bij het opstellen van de businesscase werd duidelijk dat ook bij een eventuele implementatie van Lyanthe de kosten van het verwerken van de administratie in het eerste halfjaar zouden stijgen, maar dat dit zou uiteindelijk goedkomen door de realisatie van een aanzienlijke tijdsbesparing.
Al deze zaken in overweging genomen, besloten we om de overstap te maken naar Lyanthe.
Het is een breed gedragen besluit geweest. Dat neemt niet weg dat bij de start een aantal collega’s aan de nieuwe software moest wennen. Na de eerste introductie van Niels, was vrijwel iedereen enthousiast en verliep de omschakeling vrij snel.
We kozen ervoor om op 1 oktober 2023 van start te gaan, ondanks dat dit door de BTW-aangiftes een drukke maand was. Dit bood echter ook de kans om snel de voordelen van Lyanthe te realiseren. In eerste instantie wilden we nog niet direct met de Robot Regels werken, maar al snel merkten we dat dit een aanzienlijke tijdsbesparing opleverde en dat documenten nauwkeuriger werden uitgelezen. Het ging zelfs zo goed dat we na twee weken besloten om de controle op de factuurdatum en het factuurnummer achterwege te laten.
In een relatief korte tijd hebben we bijna alle klanten, waarvoor wij de administratie verwerken, aan Lyanthe gekoppeld.
Elke week op donderdag hadden we een overleg met Niels om alles over het programma te leren. We willen graag benadrukken dat we ontzettend veel aan zijn hulp hebben gehad. Hij heeft het talent om van een groot probleem iets kleins en overzichtelijkst te maken.
Er werd ook een kanaal opgesteld via Teams waar we met onze vragen terecht konden. Van oktober ’23 tot en met februari ’23 was dit ons voornaamste communicatiekanaal om problemen op te lossen. Inmiddels is de kennisbank van Lyanthe ook stukken verbeterd.
Buiten Lyanthe om werden Sam de Laat en Felix Kolmer aangesteld binnen het kantoor om de verdere implementatie uit te dragen.
Ja, de aanvraag voor lijnverwerking staat standaard ingesteld … dachten we. Toen bleek dat dit niet zo was, was dat even een bittere pil om te slikken.
Verder is het belangrijk om klanten bij de start goed te informeren over de werking van Lyanthe. We willen uiteraard dat alleen in- en verkoopfacturen en bonnen met de juiste extensie naar Lyanthe worden gestuurd, dan wel bestanden via web upload naar Lyanthe gaan.
Helaas worden er ook niet-bruikbare bestanden geüpload, wat leidt tot afgekeurde scans en onnodige kosten.
Daarnaast is het logisch dat het altijd even duurt voordat we alle ins and outs van de nieuwe software volledig onder de knie hebben. De kosten gaan in dit geval echt even voor de baten uit, maar met de juiste aanpak zullen de voordelen al snel zichtbaar worden.
Werken met Lyanthe biedt aanzienlijke tijdsbesparingen doordat administratieve taken worden geautomatiseerd en documenten sneller en nauwkeuriger worden verwerkt, waardoor we veel meer facturen per uur kunnen verwerken. Dit stelt ons in staat om met hetzelfde team te groeien en de toenemende vraag aan te kunnen, terwijl we ons blijven richten op waardevolle advisering en strategische activiteiten.
Als advies- en administratiekantoor zijn we feitelijk een databedrijf geworden. Onze focus ligt op het aantrekken van klanten met grotere administraties, die vaak ook behoefte hebben aan strategisch advies. We zijn ervan overtuigd dat we, ondersteund door Lyanthe, met onze sterke propositie een duidelijk onderscheid kunnen maken bij interessante prospects en hen meerwaarde kunnen bieden.
