Getting started: Lyanthe scan service

Uploaden van facturen

Welkom aan boord op het Lyanthe basic factuurverwerkingsplatform. De eerste stap van de Invoice Journey is het uploaden van facturen.

Uploaden van facturen

Documenten worden door jouw klant of jezelf gescand en geüpload naar de Lyanthe Scan Service. Upload mogelijkheden zijn:

  • Lyanthe Mailroom, of
  • Lyanthe Boekportaal MFO via web upload, of
  • Lyanthe Invoice IOS of Android App, of
  • Eigen klantportaal van jouw organisatie gekoppeld aan Lyanthe (via de Lyanthe ScanAPI), of
  • Automatisch opgehaald via het Peppol netwerk en/of JoinData.

Scannen van documenten

Met betrekking tot het scannen van documenten zijn er de volgende richtlijnen:

  • Een PDF kan meerdere facturen van het zelfde type bevatten (1 PDF met enkel inkoopfacturen of verkoopfacturen)
  • Maximum file grootte is 15 MB en maximaal 150 pagina’s
  • Resolutie: 300 DPI
  • Filenaam mag niet groter zijn dan 99 karakters

Indien een document niet verwerkt kan worden door technische redenen (bijv. corrupt), zal een aangewezen contact persoon binnen jouw organisatie gecontacteerd worden door een Lyanthe support medewerker.

Als de kwaliteit van het gescande document slecht is (hetzelfde geldt voor handgeschreven facturen of handgeschreven opmerkingen) of niet volledig (ontbreekt een deel van een pagina), kan de kwaliteit van de digitalisatie in Lyanthe’s Scan Service niet worden gegarandeerd.

Indien een document slecht gescand is, waardoor de gegevens op de factuur onbekend of onleesbaar zijn, worden deze gegevens niet gedigitaliseerd. Let op dat Lyanthe wel altijd een factuur verwerkt, echter de digitalisatie van datavelden is dan niet compleet!

Lyanthe Mailroom

Mailroom adres

Iedere administratie heeft een uniek Lyanthe mailroom adres waarnaar aankoop- en verkoopfacturen kunnen worden verstuurd. Het mailroom adres bestaat uit 10 cijfers, gevolgd door -99 en het domein geregistreerd voor jouw organisatie ( [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com.

Het mailroom adres voor de geselecteerde administratie kun je onder andere vinden via Mijn Cockpit in Lyanthe’s MFO portaal:

Richtlijnen van de Lyanthe mailroom

1. Zorg dat je het correcte e-mail adres gebruikt en dat deze in het “Aan” of “CC” veld staat. Let op: het adres mag niet in het BCC veld staan.

2. Het onderwerp van de e-mail bepaalt of je inkoop- of verkoopfacturen gaat opsturen. Vermeld hierbij het document type zoals in de onderstaande tabel is weergegeven.

Document type
Inkoopfacturen
Empty, “Purchase”, “P”, “Aankoop”
Verkoop
“Sales”, “S”, “Verkoop”, “V”
Declaraties
“#PD”
Purchase Reverse Billing
“#RB”, “#RBP”
Sales Reverse Biling
#RBS”

Let op: indien een document in het verkeerde kanaal is geüpload zal deze gedigitaliseerd worden als Diverse Leveranciers / Klanten en dient deze opnieuw geüpload te worden.

Tip: Ieder bestand zal 1 batch creëren. Bevat 1 factuur meerdere documenten dan kunnen deze worden samengevoegd tijdens de üpload door het onderwerp “#PD” te gebruiken

3. De volgende bestandstypen worden ondersteund:

Ondersteunde bestanden
File type
pdf, ubl
mail
docx, xls, xlsx, png, xml, tif, tiff, jpeg
png
Min. file size
xml en pdf in 1 mail
indien mail het woord “factuur” of “invoice” bevat
25kb
50kb

4. Verschillende soorten bestandstypen in één e-mail worden niet ondersteund.
(bijvoorbeeld: .pdf & .xls gaat dus niet samen in een e-mail)

Lyanthe Web Upload

  1. Selecteer de juiste administratie
  2. Via het menu “Mijn Cockpit” selecteer je of je Aankoop- of Verkoopfacturen wilt uploaden
  3. Selecteer het correcte dagboek dat gebruikt dient te worden
  4. Selecteer de bestanden of gebruik de drag & drop functionaliteit
  5. Het invullen van de batch titel is optioneel. Indien geen batchtitel wordt ingevoerd zal de originele filenaam gebruikt worden
  6. Bevestig de upload
  7. Controleer of de upload geaccepteerd is (geen foutmelding / batnummer gegenereerd)

Let op: Via de web upload functionaliteit kunnen enkel PDF bestanden geüpload worden. De maximale file size per upload is 30mb (bijv. 2 bestanden van 17mb en 15mb dienen separaat geüpload dienen te worden).

Batchnummer

Na het uploaden van bestanden zal een uniek trackingsnummer gegeneerd worden, bijv 2022_1_20220627_081151710264. Dit nummer bestaat uit een timestamp van de upload (yyyy/mm/dd/time)

Tip: support vragen over een specifieke factuur? Vermeld altijd de administratie en het desbetreffende batchnummer om sneller geholpen te kunnen worden.

Opvolgen status facturen

Via de pagina “Openstaand werk” of “Boekhouding/Opvolgen scans” kan de status van de geüploade facturen geraadpleegd worden.

Opvolgen scans

Via de pagina “Openstaand werk” of “Boekhouding/Opvolgen scans” kan de status van de geüploade facturen geraadpleegd worden.

Batch Status
Progressie
Verzonden
Bestand in Lyanthe Scanstraat aangekomen
In werking
Batch wordt gevalideerd door Lyanthe Document Analist
Exported to MFO of Geëxporteerd
Facturen aangekomen in boekportaal voor verwerking

Tip: Door het selecteren van “Alles Tonen” en door de datum en de periode aan te passen zie je een overzicht van alle administraties waarop je rechten hebt.

Openstaand werk

De Openstaand Werk pagina toont een overzicht van de openstaande factuur acties per administratie met betrekking tot Scanstreet, Workflow en Boekhouding (factuurverwerking):

  1. Scanstraat: Facturen worden gedigitaliseerd door Lyanthe
  2. Aankoop / Verkoop: Facturen voor verwerking in boekportaal
  3. Nog Niet Verzonden: Facturen die geboekt zijn en verzonden worden naar boekhoudpakket (iedere minuut)
  4. Controleren: Facturen die na verzenden naar boekhoudpakket met een foutmelding zijn teruggekomen (deze staan ook onder Aankoop / Verkoop met foutmelding)

Next steps

Nadat de facturen succesvol zijn geüpload, zullen deze de verdere Invoice Journey volgen om deze in Lyanthe MFO Boekportaal te verwerken.

© 2022 Created with Royal Elementor Addons