AXP Adviseurs

Op het moment dat we AXP Adviseurs bezoeken, telt het kantoor twee locaties: één vestiging in Amsterdam en één in Rotterdam aan de Wijnhaven. Die Rotterdamse locatie valt bijna niet op tussen de aangemeerde historische schepen. We bellen aan, nemen de lift naar boven en komen uit in een open kantoorruimte. Hier en daar een opvallend detail: een voetbaltafel en een contrabas achter een pilaar. “Als Mario voorbijloopt, tokkelt hij wel eens een paar noten,” vertelt een collega.

We nemen plaats in een vergaderzaal met glazen wanden. Na wat kletsen starten we het gesprek met Sam de Laat, één van de drijvende krachten achter de Lyanthe-implementatie bij AXP.

Kunnen jullie kort de geschiedenis schetsen van AXP?

We nemen plaats in een vergaderzaal met glazen wanden. Na wat kletsen starten we het gesprek met Sam de Laat, één van de drijvende krachten achter de Lyanthe-implementatie bij AXP.

Welke klanten behoren tot jullie doelgroep?

We hanteren verschillende formules. AXP Adviseurs richt zich op grotere MKB-ondernemingen en instellingen, waarvoor we maatwerk bieden dat aansluit bij hun specifieke behoeften. AXP Direct en AXP For Models bedienen ondernemingen met kleinere, minder complexe administraties via een abonnementsformule tegen een vast tarief.

Hoe zijn jullie bij Lyanthe terechtgekomen?

Heel eenvoudig: we kwamen Lyanthe tegen op internet. Na een positief gesprek met UWBS, een van jullie partners, maakten we een afspraak. De rest is geschiedenis.

De kosten van het verwerken van de administratie zouden in het eerste halfjaar stijgen, maar dit zou goedkomen door een aanzienlijke tijdsbesparing.”

Sam de Laat, AXP Adviseurs

Wat deed jullie besluiten om de stap te maken?

We willen zoveel mogelijk repeterende taken automatiseren: efficiënter werken, minder fouten en meer tijd voor advies aan onze klanten. Bij onze vorige provider hadden we te weinig vertrouwen dat die automatiseringsslag kon lukken. De software oogde minder intuïtief en gebruiksvriendelijk. Het klinkt misschien als een detail, maar we werken liever met software die er goed uitziet. Bovendien verwachtten we dat onze klanten de werking van Lyanthe ook als prettig zouden ervaren.

Bij de businesscase werd duidelijk dat de kosten van verwerking in het eerste halfjaar zouden stijgen, maar dat we dit zouden terugverdienen door een aanzienlijke tijdsbesparing. Al deze factoren in overweging genomen, besloten we over te stappen naar Lyanthe.

Hoe reageerde het team op de aankondiging van een nieuw systeem?

Het was een breed gedragen besluit. Dat neemt niet weg dat sommige collega’s moesten wennen. Na de eerste introductie door Niels was vrijwel iedereen enthousiast en verliep de omschakeling snel.

Hoe verliep de eerste dag met het nieuwe systeem?

We kozen voor 1 oktober 2023, ondanks dat dit door de btw-aangiftes een drukke maand was. Dat bood meteen de kans om snel de voordelen te ervaren. In eerste instantie wilden we nog niet direct met Robot Regels werken, maar al snel merkten we de tijdsbesparing en de nauwkeurigere uitlezing. Het ging zo goed dat we na twee weken besloten de controle op factuurdatum en factuurnummer over te slaan. In relatief korte tijd koppelden we vrijwel alle klanten waarvoor wij de administratie verwerken aan Lyanthe.

We zijn ervan overtuigd dat we, ondersteund door Lyanthe, met onze sterke propositie een duidelijk onderscheid kunnen maken bij interessante prospects en hen meerwaarde kunnen bieden.”

Wim Halverhout, AXP Adviseurs

Hoe verliep de verdere ondersteuning?

Elke donderdag hadden we overleg met Niels om alles over het programma te leren. We willen benadrukken dat we ontzettend veel aan zijn hulp hebben gehad. Hij maakt van een groot probleem iets kleins en overzichtelijks.

Daarnaast richtten we een Teams-kanaal in voor vragen. Van oktober tot februari was dit ons belangrijkste communicatiekanaal. Inmiddels is ook de kennisbank van Lyanthe flink verbeterd. Binnen het kantoor stelden we Sam de Laat en Felix Kolmer aan om de verdere implementatie te dragen.

Kwamen er tijdens de implementatie nog uitdagingen naar voren?

Ja. De aanvraag voor lijnverwerking stond standaard ingesteld… dachten we. Toen bleek dat dit niet zo was, was dat even slikken. Daarnaast is het belangrijk om klanten bij de start goed te informeren over de werking van Lyanthe. We willen dat alleen in- en verkoopfacturen en bonnen met de juiste extensie naar Lyanthe gaan, of dat bestanden via de webupload worden verstuurd. In de praktijk uploaden klanten soms ook niet-bruikbare bestanden, wat leidt tot afgekeurde scans en onnodige kosten.

Het is logisch dat het even duurt voordat je alle ins-en-outs van nieuwe software volledig beheerst. In dit geval gaan de kosten tijdelijk voor de baten uit, maar met de juiste aanpak zie je de voordelen snel terug.

Wat zijn de concrete voordelen voor jullie kantoor?

Werken met Lyanthe levert aanzienlijke tijdsbesparingen op. Administratieve taken worden geautomatiseerd en documenten sneller en nauwkeuriger verwerkt. We verwerken meer facturen per uur, wat ons in staat stelt om met hetzelfde team te groeien en de toenemende vraag op te vangen, terwijl we ons blijven richten op advisering en strategie.

Wat brengt de toekomst voor jullie kantoor?

Als advies- en administratiekantoor zijn we in feite een databedrijf geworden. We focussen ons op klanten met grotere administraties, die vaak ook behoefte hebben aan strategisch advies. Ondersteund door Lyanthe maken we met onze propositie een duidelijk onderscheid bij interessante prospects en bieden we hen blijvende meerwaarde.

Moore DRV

“Twee jaar geleden hadden we 123 medewerkers welke bezig waren met administratieve verwerking, dit hebben we met behulp van Lyanthe terug gebracht naar nu 5 medewerkers.”

Neem contact op

UWBS

“Door de enorme tijdsbesparing kunnen we meer tijd aan onze klanten besteden en dat wordt door onze klanten in dank afgenomen”

Neem contact op

AXP Adviseurs

“We zijn ervan overtuigd dat we, ondersteund door Lyanthe, met onze sterke propositie een duidelijk onderscheid kunnen maken bij interessante prospects en hen meerwaarde kunnen bieden.”

Neem contact op

Klaar om het Autobook Effect te ervaren?

Automatiseer factuurverwerking en creëer ruimte voor advies en groei. Zo kan het ook!